IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI

Tidak dapat dipungkiri, salah satu penyebab utama dari terjadinya era globalisasi yang dating nya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah perkembangan pesat tekonologi informasi. Sebut saja implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah memasuki batas-batas fisik antar Negara. Penggabungan antara teknologi computer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang system informasi yang kini sering kita gunakan. 

Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan

Sistem Informasi Manajemen atau SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh, artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.

Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.

Kini pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB
11. Website dan intranet.

Jadi dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.

Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan

Konsep keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun dari tiga disiplin nilai. Pertama, Operasional Prima (Operational Excellence) yaitu perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (Customer Intimacy) yaitu perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Dan ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).

Perusahaan yang menggunakan strategi ini dapat membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.

Strategic Uses of Information Technology

Perkembangan terbaru dalam teknologi informasi telah mengubah cara organisasi menjalankan bisnis. Saat ini,perusahaan biaya mencatat keintiman dengan memanfaatkan internet dan mengambil keuntungan model bisnis baru seperti pelelangan dan perdagangan distribusi,namun banyak pimpinan senior tidak memiliki alat untuk menilai dan mengkomunikasikan dampak bisnis teknologi informasi yang dapat membawa organisasi mereka.

Membangun Customer Focused Bisnis

Customer Focused Bisnis sangat diperlukan dalam membangun organisasi bisnis baru, sehingga para customer akan focus pada satu titik. Yang harus menjadi perhatian utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.

Dan yang harus menjadi perhatian utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika, yaitu :

1.       Pemasaran dan penjualan.

Seringkali usaha baru bangkrut karena divisi pemasaran dan penjualannya loyo. Banyak yang merasa mampu membuat solusi multimedia dan informatika membuat usaha baru namun setahun kemudian tutup karena tidak dapat proyek. Tugas divisi ini adalah melakukan riset pasar, promosi, mencari prospek klien, melakukan presentasi sampai dapat menghasilkan proyek untuk perusahaan.

2.       Produksi.

Meski demikian,disarankan agar setiap proyek dikelola oleh Manajer Proyek yang bertanggungjawab terhadap pelaksanaan proyek. Manajer Proyek ini sifatnya temporer: ada ketika ada pekerjaan, sehingga tidak perlu ada di struktur organisasi. Namun dalam pekerjaannya Manajer Proyek membawahi seluruh tim produksi seperti desainer dan programmer sekaligus menjadi penghubung ke klien.

3.        Administrasi dan Keuangan.

 Divisi ini bertanggung jawab terhadap masalah legal, administrasi, pembuatan invoice, penagihan, pembayaran dan tetek bengek keuangan termasuk mengatur cash flow dan membayar gaji karyawan.

Perusahaan baru sebaiknya cukup mengkonsentrasikan pada tiga fungsi dasar tersebut. Bersamaan dengan pertumbuhan perusahaan, jika dirasa perlu melakulan reorganisasi, lakukan saja.

Value Chain & Strategic Information System

Sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pada setiap proses bisnis membutuhkan data atau informasi dan juga akan menghasilkan data. Semua sumber daya informasi ini tidak akan berarti jika tidak dikelola dalam suatu sistem informasi yang baik.

Pada dasar nya dalam poin ini semuanya tidak beda jauh dengan Strategic Uses of Information Technology. Hanya bagian informasinya lebih di tekan agar pemasarannya jadi lebih baik.

Re-engineering Bussiness Process

BPR atau Re-engineering Bussiness Process atau dalam bahasa Indonesia nya Rekayasa Ulang Proses Bisnis, secara umum didefinisikan sebagai pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal proses bisnis untuk meraih perbaikan dramatis dalam ukuran performansi yang kritis seperti ongkos, servis dan kecepatan.

Menurut Hammer dan Champy, (1993) seperti disebutkan oleh Sitorus dan Nasution (2007), rekayasa ulang proses bisnis adalah proses berpikir kembali (rethinking) dan proses perancangan kembali (redesign) secara mendasar (fundamental) untuk memperoleh perbaikan yang memuaskan atas kinerja perusahaan yang mencakup cost, quality, delivery, service, and speed dengan pengukuran yang teliti atau kontemporer.

Tujuan rekayasa ulang proses bisnis adalah bagaimana membuat semua proses yang ada dalam organisasi menjadi yang terbaik di kelasnya (Soumitra, D., 1999). Tujuan rekayasa ulang proses bisnis menurut Andrews dan Stalick, (1994:8) seperti disebutkan oleh Sitorus M. & Nasution (2007), adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus serta mempertahankan produksi massal.
2. Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing.
3. Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan perusahaan.
4. Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer.
5. Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus pabrik.
6. Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap pelanggan serta menetapkan harga "value–driven" untuk pelanggan tanpa mengurangi profitabilitas.
7. Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada perusahaan.
8. Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

Menciptakan Virtual Company

Yaitu menciptakan produk atau software sendiri untuk mendukung suatu perusahaan.  Contohnya seperti pengalaman Toyota dalam menciptakan mobil yang aman saat mengalami kecelakaan, terutama di dunia balap menjadi referensi utama bagi FIA untuk menunjuk Tim Formula 1 Panasonic Toyota Racing sebagai partner. Bukti nyata bagaimana ketangguhan mobil balap TF108 melindungi nyawa pembalap, tercermin saat Timo Glock mengalami kecelakaan hebat di Sirkuit Hockenheim, Jerman, pada 20 Juli 2008 lalu. Dengan begitu Toyota mampu menciptakan standarisasi keselamatan dan keamanan yang tinggi bagi mobil-mobil masa kini.

Membangun Knowledge Creating Company

Mungkin belum banyak diantara kita yang mendengar tentang Knowledge Management yang biasa disingkat KM. KM memang belum memiliki definisi formal. Tapi secara konseptual, KM merupakan kegiatan organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai strateginya ada penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, hingga mereka bisa saling berinteraksi, berbagi pengetahuan dan mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari demi peningkatan kinerja organisasi.

Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :

1. Important knowledge in Company :

·         Cara menghadapi persaingan global.

·         Cara menjaga kepuasan pelanggan.

·         Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.

·         Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.

·         Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.

2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :

·         Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.

·         Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.