Pengendalian Intern

Pengendalian internal adalah rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan terhadap aset, ketaatan/kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain.

Tujuan Pengendalian Intern

1. Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.

2. Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya.

3. Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Sasaran Pengendalian Intern

1. Mendukung operasi perusahaan yang efektif dan efisien.

2. Laporan Keuangan yang handal/akuntabel

3. Perlindungan asset

4. Mengecek keakuratan dan kehandalan data akuntansi

5. Keseduaan dengan hukum dan peraturan –peraturan yang berlaku

6. Membantu menentukan kebijakan manajerial

Komponen – Komponen Pengendalian Intern 

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Lingkungan pengendalian perusahaan mencakup sikap para manajemen dan karyawan terhadap pentingnya pengendalian yang ada di organisasi tersebut. Ada beberapa komponen dalam pengendalian lingkungan antara lain :

• Filosofi manajemen dan gaya operasi
• Integritas dan nilai-nilai etis
• Komitmen terhadap kompetensi
• Dewan direksi dan panitia audit
• Struktur organisasi
• Tugas tanggung jawab dan otoritas
• Kebijakan SDM dan Prektek
• Pengaruh eksternal

2. Penilaian Resiko (Risk Assesment)

Semua organisasi memiliki resiko, dalam kondisi apapun yang namanya resiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu resiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Sebuah pengendalian internal yang baik memungkinkan penaksiran esiko yang dihadapi oleh organisasi baik ynag berasal dari dalam meupun dari luar organisasi. Langkah-langkah dalam penaksiran resiko adalah sebagai berikut :

• Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko

• Menaksir resiko yang berpengaruh cukup signifikan

• Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko 

3. Aktifitas Pengendalian (Control Activities)

Dalam materi (Chapter ke 7) dari Wilkinson, Cerullo, Raval, and Wong-On-Win. Disebutkan bahwa aktifitas pengendalain dapat digolongkan dalam 2 kategori, yaitu :

  1. Aktifitas Pengendalian yang berhubungan dengan Laporan Keuangan digolongkan menurut penggunaaannya dalam sebuah sistem , antara lain :

• Preventive control, merupakan pengendalian pencegahan terhadap peristiwa yang kurang baik seperti kerugian atau kesalahan yang terjadi.
• Detective Control, merupakan aktifitas untuk menemukan kejadian/peristiwa yang kurang baik seperti pemborosan operasional.
• Corrective Control, merupakan aktifitas yang dirancang untuk memperbaiki masalah – masalah yang ditemukan melalui Detective Control
  d. Security Measures, merupakan ukuran keamanan yang dimaksudkan untuk menyediakan perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aset dan data arsip.

  2. Aktifitas Pengendalian yang berkenaan dengan pengolahan informasi yang digolongkan menurut aplikasi / penerapannya dalam sebuah sistem, antara lain :

• General controls, merupakan aktifitas pengendalian terhadap semua aktifitas yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi dan Aset
• Application controls, merupakan aktifitas pengendalian yang berhubungan dengan transaksi atau tugas akuntansi secara spesifik.

Dari kedua kategori tersebut semua terlihat atau cenderung bersifat pengendalian secara umum.

Pemeriksaan Prestasi/Capaian kerja :

• Membandingkan anggaran ke nilai – nilai nyata
• Menetapkan perbedaan hubungan pada data operasi atau keuangan satu dengan yang lain, menganalisa dan menginvestigasi dan melakukan tindakan korektif.
• Meninjau ulang capaian fungsional seperti manajer kredit memberikan persetujuan pinjaman ke anak cabang/daerah.

Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan, prosedur, teknik, dan mekanisme yang digunakan untuk menjamin arahan manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian seharusnya efesien dan efektif untuk mencapai tujuan pengendalian itu sendiri. Aktivitas pengendalian meliputi:

• Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup
• Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai
• Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup
• Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan
• Evaluasi secara independen atas kinerja
• Pengendalian terhadap pemrosesan informasi
• Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan

4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)

Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen Winnebago pedoman operasional dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan.

Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwadan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.

5. Pemantauan (Monitoring)

Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan kekurangan serta meningkatkan efektivitas pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi.

Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari auditor atas laporan keuangan.
Pemantauan seharusnya menilai kualitas kinerja sepanjang waktu dan menyakinkan bahwa temuan-temuan audit dan reviu lainnya diselesaikan dengan tepat. Hal ini meliputi:

• Mengevaluasi temuan-temuan, review, rekomendasi audit secara tepat.
• Menentukan tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi dari audit.
• Menyelesaikan dalam waktu yang telah ditentukan tindakan yang digunakan untuk menindaklanjuti rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.

Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan (desicion making) adalah melakukan penilaian dan menjatuhkan pilihan. Keputusan ini diambil setelah melalui beberapa perhitungan dan pertimbangan alternatif. Sebelum pilihan dijatuhkan, ada beberapa tahap yang mungkin akan dilalui oleh pembuat keputusan. Tahapan tersebut bisa saja meliputi identifikasi masalah utama, menyusun alternatif yang akan dipilih dan sampai pada pegambilan keputusan yang terbaik.

Morgan dan Cerullo mendefinisikan keputusan sebagai sebuah kesimpulan yang dicapai sesudah dilakukan pertimbangan, yang terjadi setelah satu kemungkinan dipilih sementara yang lain dikesampingkan.

Pengambilan keputusan adalah proses memilih suatu alternatif cara bertindak dengan metode yang efisien sesuai situasi. Proses tersebut untuk menemukan dan menyelesaikan masalah organisasi. Suatu aturan kunci dalam pengambilan keputusan ialah sekali kerangka yang tepat sudah diselesaikan, keputusan harus dibuat (Brinckloe,1977). Dengan kata lain, keputusan mempercepat diambilnya tindakan, mendorong lahirnya gerakan dan perubahan (Hill,1979).

Pengambilan keputusan hendaknya dipahami dalam dua pengertian yaitu (1) penetapan tujuan yang merupakan terjemahan cita-cita, aspirasi dan (2) pencapaian tujuan melalui implementasinya (Inbar,1979). Ringkasnya keputusan dibuat untuk mencapai tujuan melalui pelaksanaan dan ini semua berintikan pada hubungan kemanusiaan. Untuk suksesnya pengambilan keputusan itu maka sepuluh hukum hubungan kemanusiaan (Siagian,1988) hendaknya menjadi acuan dari setiap pengambilan keputusan.

A. Proses Pengambilan Keputusan

Ada dua pandangan dalam pencapaian proses mencapai suatu keputusan organisasi (Brinckloe,1977) yaitu :

1. Optimasi. Di sini seorang eksekutif yang penuh keyakinan berusaha menyusun alternatif-alternatif, memperhitungkan untung rugi dari setiap alternatif itu terhadap tujuan organisasi. Sesudah itu memperkirakan kemungkinan timbulnya bermacam-macam kejadian ke depan, mempertimbangkan dampak dari kejadian-kejadian itu terhadap alternatif-alternatif yang telah dirumuskan dan kemudian menyusun urut-urutannya secara sistematis sesuai dengan prioritas lalu dibuat keputusan. Keputusan yang dibuat dianggap optimal karena setidaknya telah memperhitungkan semua faktor yang berkaitan dengan keputusan tersebut.
2. Satisficing. Seorang eksekutif cukup menempuh suatu penyelesaian yang berasal memuaskan ketimbang mengejar penyelesaian yang terbaik. Model satisficing dikembangkan oleh Simon (Simon,1982; roach, 1979) karena adanya pengakuan terhadap rasionalitas terbatas (bounded rationality). Rasionalitas terbatas adalah batas-batas pemikiran yang memaksa orang membatasi pandangan mereka atas masalah dan situasi. Pemikiran itu terbatas karena pikiran manusia tidak megolakan dan memiliki kemampuan untuk memisahkan informasi yang tertumpuk.

Menurut Frank Harison (Hitt, 1970), faktor-faktor yang menyebabkan timbulnya rasionalitas terbatas antara lain informasi yang datang dari luar sering sangat kompetitif atau informasi itu tidak sempurna, kendala waktu dan biaya, serta keterbatasan seorang mengambil keputusan yang rasional untuk mengerti dan memahami masalah dan informasi, terutama informasi dan teknologi.
 

B. Unsur Prosedur Keputusan

Di balik suatu keputusan ada unsur prosedur, yaitu pertama pembuatan keputusan mengidentifikasikan masalah, mengklarifikasi tujuan-tujuan khusus yang diinginkan, memeriksa berbagai kemungkinan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan mengakhiri proses itu dengan menetapkan pilihan bertindak. Jadi suatu keputusan sebenarnya didasarkan atas fakta dan nilai (facts and values). Keduanya sangat penting tetapi tampaknya fakta lebih mendominasi nilai-nilai dalam menyehatkan keputusan suatu organisasi (Bridges, 1971).

C. Alternatif dan Konsekuensi Keputusan

Dapat dikatakan bahwa setiap keputusan bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Ini berarti, menurut Simon, sejumlah alternatif itu berbeda satu sama lain mengingat perbedaan dari konsekuensi-konsekuensi yang akan ditimbulkannya. Pilihan yang dijatuhkan pada alternatif itu harus dapat memberikan kebahagiaan atau kepuasan karena merupakan salah satu aspek paling penting dalam keputusan.

D. Tingkat-Tingkat Keputusan

Brinckloe (1977) menawarkan bahwa ada empat tingkat keputusan yaitu :

1. Keputusan otomatis (outomatic decisions), keputusan yang dibuat dengan sangat sederhana, meski sederhana informasi tetap diperlukan.
2. Keputusan berdasar informasi yang diharapkan (Expected information decision), tingkat informasi mulai sedikit kompleks artinya informasi yang ada sudah memberi aba-aba untuk mengambil keputusan. Tetapi keputusan belum segera diambil karena informasi tersebut perlu dipelajari.
3. Keputusan berdasar berbagai pertimbangan (factor weighting decisions), informasi-informasi yang telah dikumpulkan dianalisis, lalu dipertimbangkan dan diperhitungkan sebelum keputusan diambil.
4. Keputusan berdasar ketidakpastian ganda (Dual uncertainty decisions), dalam setiap informasi yang ada masih diharapkan terdapat ketidakpastian artinya semakin luas ruang lingkup dan semakin jauh dampak dari suatu keputusan, semakin banyak informasi yang dibutuhkan semakin tinggi ketidakpastian itu.

E. Klasifikasi Keputusan

1. Keputusan Terprogram.

Menurut Siagian, S.P. (1993), Keputusan Terprogram adalah tindakan menjatuhkan pilihan yang berlangsung berulang kali, dan diambil secara rutin dam organisasi. Biasanya menyangkut pemecahan masalah-masalah yang sifatnya teknis serta tidak memerlukan pengarahan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi. Biasanya langkah-langkah dan prosedur yang perlu ditempuh telah dituangkan dalam buku pedoman, yang biasanya terdapat dalam organisasi yang dikelola secara rapi. Pengambilan keputusan terprogram akan berlangsung dengan efektif apabila empat criteria dasar dipenuhi :

• Tersedia waktu dan dana yang memadai untuk pengumpulan dan analisis data.
• Tersedia data yang bersifat kuantitatif.
• Kondisi lingkungan yang relatif stabil, yang didalamnya tidak dapat tekanan yang kuat untuk secara cepat melakukan penyesuaian-penyesuaian tertentu terhadap kondisi yang selalu berubah.
• Tersedia tenaga trampil untuk merumuskan permasalahan secara tepat, termasuk tuntutan operasional yang harus dipenuhi.
• Sedangkan dalam Salusu menyebutkan bahwa keputusan terprogram yang dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitif atau yang sudah baku, mencakup keputusan operasional dan keputusan pada tingkat menengah dari Morgan dan Cerello, keputusan operasinal dan taktis dari Sutherland serta dari Mangkusubroto dan Trisnadi dan keputusan terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe;

2. Keputusan yang tidak Terprogram.

Biasanya diambil dalam usaha memecahkan masalah-masalah baru yang belum pernah dialami sebelumnya, tidak bersifat repetitif (berulang-ulang), tidak terstruktur, dan sukar mengenali bentuk, hakikat dan dampaknya. Sebagai akibat keadaan demikian, para ahli belum mampu menyajikan teknik pemecahan yang sudah terbukti efektif di masa lalu, baik karena sifatnya yang baru itu maupun karena sukar untuk mendefinisikan hakikatnya secara tepat. Keputusan yang tidak Terprogram tidak menyangkut hal-hal yang sifatnya operasional, akan tetapi menyangkut kebijaksanaan organisasi dengan dampak yang strategis bagi eksistensi organisasi. (Siagian, S.P.; 1993), Keputusan Terprogram

Sedangkan dalam Salusu menyebutkan bahwa keputusan tidak terprogram, dibuat sebagai respon dari masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai dan yang tidak dapat didefinisikan secara tepat, keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan strategik, meliputi keputusan strategik dari Morgan dan Cerello, Mangkusubroto dan Trisnadi, keputusan strategik dan tujuan (goal) Sutherland, serta keputusan tidak terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe.

Dari segi struktur keputusan tertinggi adalah yang berhubungan dengan cita-cita, tujuan, menyusul keputusan strategik lalu keputusan taktis dan yang paling bawah adalah keputusan operasional. Keputusan tertinggi hanya dibuat satu atau dua kali makin ke bawah tingkat keputusan makin tinggi frekuensi pembuatannya.

F. Kategori Keputusan

Ditinjau dari sudut perolehan informasi dan cara memproses informasi, keputusan dibagi empat kategori (Nutt, 1989) :

1. Keputusan Representasi, pengambilan keputusan menghadapi informasi yang cukup banyak dan mengetahui dengan tepat bagaimana memanipulasikan data tersebut. Keputusan ini banyak menggunakan model-model matematik seperti operation research, cost-benefit analysis dan simulasi.
2. Keputusan Empiris, suatu keputusan yang sedikit informasi tetapi memiliki cara yang jelas untuk memproses informasi pada saat informasi itu diperoleh.
3. Keputusan Informasi, suatu situasi yang banyak informasi tetapi meliputi kontroversi tentang bagaimana memproses informasi tersebut.
4. Keputusan Eksplorasi, suatu situasi yang sedikit informasi dan tidak ada kata sepakat tentang cara yang hendak dianut untuk memulai mencari informasi.

G. Proses Pengambilan Keputusan 

•  Pendekatan yang interdisipliner. 

Proses pengambilan keputusan tidak bisa dilihat sebagai suatu tindakan tunggal dan tidak sebagai suatu tindakan yang Seragam yang berlaku untuk semua keadaan serta dapat digunakan oleh pengambil keputusan yang berbeda dengan tingkat efektifitas yang sama. Proses pengambilan keputusan terdiri dari berbagai ragam keterampilan dan pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman dalam kehidupan berorganisasi.

• Proses yang sistematis.

Suatu proses logis yang melibatkan pengambilan langkah-langkah secara berturut atau sekuensial dengan merinci proses tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih kecil (pendekatan atomik). Pendapat lain mengatakan proses pengambilan keputusan menyangkut dengan naluri, daya pikir, dan serangkaian metode intuitif yang keseluruhannya dirangkum yang menjadi suatu kreatifitas (pendekatan holistik).

• Proses berdasarkan informasi.

Pengambilan keputusan tanpa informasi berarti menghilangkan kesempatan belajar secara adaptif. Seorang manajer harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang Informatika untuk pengambilan keputusan yang efektif serta harus menuntut agar tersedia baginya informasi yang memenuhi persyaratan kemutakhiran, kelengkapan, dapat dipercaya dan disajikan dalam bentuk yang tepat.

• Memperhitungkan faktor-faktor ketidakpastian.

Betapa pun telitinya perkiraan keadaan, dalamnya kajian terhadap berbagai alternatif, tetap tidak ada jaminan bebas dari resiko ketidakpastian. Untuk itu pengambilan keputusan harus dapat Memperhitungkan probabilitas (kemungkinan) keberhasilan atau kekurang-berhasilan pelaksanaan suatu keputusan.

• Diarahkan pada tindakan nyata.

Mengambil suatu tindakan harus dapat ditentukan secara pasti, kapan pemecahan berakhir dan proses pengambilan keputusan dimulai. Masalah dan sasaran sering mempunyai siklus pertumbuhan dan penyusutan, demikian juga faktor-faktor yang mempengaruhi. Hal tersebut harus dikenali secara tepat karena akan sangat mempengaruhi keputusan untuk bertindak atau tidak bertindak.

H. Teknik Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan meliputi antara lain hal-hal yang berhubungan dengan pengumpulan fakta. Teknik pengambilan keputusan dalam klasifikasi ada dua yaitu teknik tradisional dan teknik modern. Teknik pengambil keputusan juga sering dibagi dalam teknik pengambilan keputusan matematik atau kuantitatif (Heenan dan Addleman, 1976;Robbins, 1978) dan teknik pengambil keputusan non-matematik atau kualitatif (Moody, 1983). Teknik matematik biasa diberi nama multivariate analysis (analisis variabel ganda atau analisis berdimensi ganda).
Teknik non-matematik, yang lebih sering digunakan untuk keputusan strategik antara lain sumbang saran, consensus, Delphi, fish bowling, interaksi didaktik, tawar- menawar kolektif.