Contoh Struktur Bagan Organisasi

Contoh Studi Kasus Dalam Manajemen

PEMBUKAAN KASUS

Rica Bell bertugas Kantor Manajemen Proyek (PMO) untuk perusahaan konsultan nya. Perusahaan, JWD (Job Well Done) Consulting, telah tumbuh untuk menyertakan lebih dari 200 konsultan penuh waktu dan bahkan lebih paruh waktu konsultan. JWD Consulting menyediakan berbagai jasa konsultasi untuk membantu organisasi dalam memilih dan mengelola proyek teknologi informasi. Firma atau perusahaan ini berfokus pada menemukan dan mengelola proyek high-end dan mengembangkan hubungan yang kuat untuk mengukur kinerja proyek dan manfaat bagi organisasi setelah proyek dilaksanakan. Perusahaan menekankan pada tujuan dari metrik dan bekerja bersama-sama dengan pelanggannya serta memberikan keunggulan atas banyak pesaing.
Joe Fleming, CEO, ingin ditemani untuk terus tumbuh dan menjadi sebuah Perusahaan konsultan kelas dunia. Karena inti dari bisnis ini membantu organisasi lain dengan manajemen proyek, dia merasa itu sangat penting untuk JWD Consulting untuk memiliki teladan proses untuk mengelola proyek-proyek sendiri. Dia meminta Erica untuk bekerja dengan timnya dan konsultan lain di perusahaan untuk mengembangkan beberapa intranet
situs aplikasi yang akan memungkinkan mereka untuk berbagi manajemen proyek mereka pengetahuan. Ia juga berpikir akan masuk akal untuk membuat beberapa informasi yang tersedia untuk klien perusahaan. Misalnya, perusahaan dapat menyediakan manajemen proyek template, alat, artikel, link ke situs lain, dan “Tanya Ahli” fitur untuk membantu membangun
hubungan dengan klien saat ini dan masa depan. Sejak Consulting JWD menekankan pentingnya proyek-payoff tinggi, Joe juga ingin untuk melihat kasus bisnis untuk proyek ini sebelum melanjutkan. Ingat dari posting sebelunya “manajemen proyek, alat, proses, rencana dan tips perencanaan proyek” bahwa manajemen proyek terdiri dari sembilan pengetahuan daerah: integrasi, lingkup, waktu, biaya, kualitas, sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan pengadaan. Konsep lain yang penting untuk dipahami adalah bahwa proyek-proyek melibatkan lima kelompok proyek proses manajemen: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, dan penutupan. Mennyatukan kelompok-kelompok ini proses untuk memenuhi proyek individu perlu meningkatkan kemungkinan keberhasilan dalam mengelola proyek. Masing-masing bab menjelaskan proses manajemen proyek kelompok secara rinci melalui simulasi studi kasus berdasarkan JWD Consulting. Hal ini juga menyertakan contoh-contoh khas dokumen proyek diterapkan untuk kasus ini. Anda dapat men-download template untuk ini dandokumen proyek lain dari situs pendamping Web untuk teks ini. Meskipun Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang masing-masing bidang pengetahuan di Bab 4 meskipun 12, sangatlah penting pertama untuk belajar bagaimana mereka masuk ke dalam gambar-besar mengelola sebuah proyek. Memahami bagaimana daerah-daerah pengetahuan dan kelompok proses fungsi manajemen proyek
bersama-sama akan meminjamkan konteks untuk bab-bab yang tersisa.

PROSES MANAJEMEN PROYEK KELOMPOK

Manajemen proyek adalah upaya integratif, keputusan dan tindakan yang diambil dalam
satu pengetahuan daerah pada suatu waktu tertentu biasanya mempengaruhi bidang pengetahuan lainnya.
Mengelola interaksi ini sering membutuhkan membuat trade-off antara proyek
lingkup, waktu, dan kendala biaya yang tripel manajemen proyek diuraikan dalam “THEPROJECTMANAGEMENTP ROCESSGROUPS: ACASESTUDY 79
Bab 1″. Seorang manajer proyek juga mungkin perlu membuat trade-off antara lain pengetahuan daerah, seperti antara risiko dan sumber daya manusia. Akibatnya, Anda dapat melihat manajemen proyek sebagai sejumlah proses yang terkait.
Proses adalah serangkaian tindakan diarahkan hasil tertentu. Manajemen proyek proses kelompok kemajuan dari kegiatan inisiasi perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, pemantauan dan pengendalian kegiatan, dan kegiatan penutup. Memulai proses meliputi perumusan dan otorisasi sebuah proyek atau tahapan proyek. Untuk memulai sebuah proyek atau hanya
konsep fase proyek, seseorang harus menentukan kebutuhan bisnis untuk
proyek, seseorang harus sponsor proyek, dan seseorang harus mengambil
peran manajer proyek. Memulai proses berlangsung selama setiap fase proyek. Oleh karena itu, Anda tidak dapat menyamakan kelompok proses dengan proyek fase. Ingat bahwa ada dapat fase proyek yang berbeda, namun semua proyek akan mencakup semua lima kelompok proses. Sebagai contoh, manajer proyek dan tim harus memeriksa kembali kebutuhan bisnis untuk proyek selama setiap fase siklus kehidupan proyek untuk menentukan apakah proyek bernilai terus. Memulai proses juga diharuskan untuk mengakhiri proyek.
Seseorang harus memulai kegiatan untuk memastikan bahwa tim proyek selesai semua pekerjaan, dokumen pelajaran, reassigns sumber daya proyek, dan bahwa pelanggan menerima pekerjaan.
Proses perencanaan meliputi merancang dan memelihara bisa diterapkan
skema untuk memastikan bahwa proyek alamat kebutuhan organisasi.
Tidak biasanya ada “rencana proyek.” Tunggal Ada beberapa rencana, seperti
lingkup rencana pengelolaan, rencana jadwal manajemen, manajemen biaya
rencana, pengadaan rencana pengelolaan, dan sebagainya, mendefinisikan setiap bidang pengetahuan yang berkaitan dengan proyek pada saat itu. Misalnya, tim proyek harus mengembangkan rencana untuk menentukan pekerjaan yang harus dilakukan untuk proyek, untuk jadwal kegiatan yang berhubungan dengan pekerjaan itu, untuk memperkirakan biaya untuk melaksanakan pekerjaan, untuk memutuskan apa yang sumber daya untuk pengadaanuntuk menyelesaikan pekerjaan, dan sebagainya. Untuk account untuk mengubah kondisi di proyek dan dalam organisasi, tim proyek sering merevisi rencana selama setiap tahap siklus hidup proyek.

RENCANA PROYEK MANAJEMEN

diuraikan dalam Bab 4, mengkoordinasikan dan meliputi informasi dari semua rencana lain.
Pelaksana proses termasuk orang koordinasi dan sumber daya lain untuk
melaksanakan berbagai rencana dan menghasilkan produk, jasa, atau hasil
dari proyek atau fase. Contoh melaksanakan proses mencakup pengembangan tim proyek, mengarahkan dan mengelola tim proyek, melakukan jaminan mutu, penyebaran informasi, dan memilih penjual.
Pemantauan dan proses pengendalian meliputi pengukuran dan teratur
memantau kemajuan untuk memastikan bahwa tim proyek proyek memenuhi
tujuan. Manajer proyek dan memonitor staf dan mengukur kemajuan
terhadap rencana dan mengambil tindakan korektif bila diperlukan. A umum
monitoring dan pengendalian proses pelaporan kinerja, dimana proyek
stakeholder dapat mengidentifikasi perubahan yang diperlukan yang mungkin diperlukan untuk menjaga proyek di trek.

PROSES PENUTUPAN
Termasuk penerimaan meresmikan proyek atau proyek fasa dan mengakhiri efisien. Administrasi kegiatan sering terlibat dalam proses kelompok ini, seperti pengarsipan file proyek, menutup kontrak, mendokumentasikan pelajaran, dan menerima penerimaan formal kerja disampaikan sebagai bagian dari fase atau proyek.

Gambar 3-1 menunjukkan kelompok manajemen proyek proses dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain dalam hal tingkat khas kegiatan, kerangka waktu, dan tumpang tindih.
Perhatikan bahwa kelompok proses tidak terisolasi peristiwa. Tingkat aktivitas dan panjang masing-masing kelompok proses berbeda untuk setiap proyek. Biasanya, pelaksana proses membutuhkan sumber daya yang paling dan waktu, umumnya 50-60 persen, diikuti oleh proses perencanaan, sekitar 15-25 persen. The memulai dan proses penutupan biasanya yang terpendek dan membutuhkan paling sedikit sumber daya dan waktu, pada masing-masing sekitar 5-10 persen. Pemantauan dan pengendalian dilakukan selama proyek dan umumnya membutuhkan 5-15 persen dari total waktu dan sumber daya. Namun, setiap proyek adalah unik, sehingga bisa ada pengecualian.
Anda dapat menerapkan kelompok proses untuk setiap tahap utama proyek, atau Anda dapat menerapkan proses kelompok untuk keseluruhan proyek, sebagai studi kasus Consulting JWD


Sumber  : http://www.gbaconsultant.co.id/tag/studi-kasus

Hubungan Timbal Balik Antara Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

A.     Pengenalan Terhadap Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja

Pengertian manajemen adalah proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai faktor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.Istilah organisasi dapat diartikan sebagai : Wadah sekelompok manusia untuk saling bekerja sama.Proses : pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien.
Sedangkan istilah metode tersebut berarti suatu tata kerja yang dapat mencapai tujuan secara efisien.Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :
Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.Sedangkan, tata kerja merupakan cara untuk melaksanakan kegiatan itu dengan benar dan berhasil sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia guna mencapai tingkat efisiensi yang maksimal.

B.     Fungsi Manajemen Organisasi

Manajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan (manajer) yang harus dilakukan dengan mempergunakan cara-cara pemikiran yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagai sumber tenaga kerja tanpa mengabaikan sumber-sumber yang lain dan waktu yang tersedia dengan cara yang setepat-tepatnya.
Kegiatan manajemen dan aplikasinya dalam organisasi dan metode:

a.       Planning (Perencanaan)
Merupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas-prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.

Planning merupakan kegiatan non fisik (kejiwaan) sebelum melaksanakan
kegiatan fisik dan sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan
sasaran organisasi serta tujuan suatu program pembangunan.

Hal yang berkaitan dengan perencanaan dalam organisasi diantaranya dalah
rencana-rencana yang coba disusun oleh pengelola organisasi, seperti rencana kerja atau kegiatan serta anggaran yang diperlukan, teknis pelaksanaannya bisa melalui rapat-rapat, seperti:

               ·         Rapat Kerja (pengurus organisasi) yang membicarakan rencana-rencana kerja pengurus

                    serta kegiatan anggota yang akan dilakukan dengan satu atau lebih target yang akan dicapai.

              ·         Rapat Anggaran, untuk menentukan berapa jumlah anggaran yang diperlukan untuk

                    mendukung kerja organisasi atau untuk suatu event / kegiatan (wujudnya daftar RKA) atau

                    proposal kegiatan.

b.      Organizing (Pengorganisasian)
Merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi -fungsi tersebut secara tepat. Organizing dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat. Yang harus diperhatikan dalam penempatan orang (staffing) dilakukan secara obyektif.
Dalam hal pengaturan, unsur yang perlu diperhatikan & diwujudkan adalah :

              ·        Struktur Organisasi yang mampu menunjukkan bagaimana hubungan (relationship) antara

                   organisasi/bagian/seksi yang satu dengan yang lain.

             ·         Job Description yang jelas yang mampu menjelaskan tugas masing-masing bagian.

             ·         Bentuk Koordinasi antar bagian dalam organisasi (misal. Rapat Koordinasi antar bagian,

                   Rapat Pimpinan antar Organisasi, dll)

             ·         Penataan dan Pendataan Arsip & Inventaris Organisasi harus diatur dan ditata dengan baik

                   administrasi organisasi, seperti surat masuk, surat keluar, laporanlaporan, proposal keluar,

                   data anggota, AD/ART, GBHK, presensi, hasil rapat, inventarisasi yang dimiliki, perangkat

                   yang dipinjam dll.

c.       Motivating (pendorongan)
Merupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan
mendorong semangat dan kerelaan kerja para pegawai. Motivating mencakup segi-segi perangsang baik yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikan dan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniah seperti sistem upah yang menggairahkan pemberian tunjangan, penyediaan fasiliatas yang lengkap dan sebagainya.

d.       Accounting (Pelaporan)
Pelaporan merupakan unsur wajib yang harus dilakukan untuk menunjukkan sikap & rasa tanggung jawab dari pengurus kepada anggotanya ataupun kepada struktur yang berada diatasnya. Wujud kongkritnya adalah :

             ·         Progress Report (Laporan Pengembangan Kegiatan) atau

             ·         Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Kegiatan

e.        Controlling (Pengendalian)
Merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan
pengawasan, penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan. Controlling sangat penting untuk mengetahui sampai di mana pekerjaan sudah dilaksanakan sehingga dapat dilakukan evaluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga pengembangan dapat ditingkatkan pelaksanaannya.

C.    Hubungan Timbal Balik antara Manajemen, Organisasi dan Tata Kerja

1.      Manajemen dan Organisasi

Manajemen adalah proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerjasama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungan timbale balik antara kegiatan dan kerjasama disatu pihak dengan tujuan di pihak lain.

Untuk dapat mencapai tujuan terasebut maka perlu dibentuk suatu organisasi yang pada pokoknya secara fungssional dapat diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerjasama yang efisien untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemen untuk mencapai tujuan. Jadi, dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dan kekalnya (consistency) hubungan antara manajemen dan organisasi.

2.       Manajemen dan Tata Kerja

Tata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana (how) agar sumber – sumber dan waktu yang tersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkan dengan tepat sehingga proses kegiatan manajemen dapat dilaksanakan dengan tepat pula.

Dengan tata kerja yang tepat mengandung arti bahwa proses kegiatan pencapaian tujuan sudah dilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknya ditujukan untuk :

a) Menghindari terjadinya pemborosan di dalam penyalahgunaan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

b) Menghindari kemacetan-kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

c) Menjamin adanya pembagian kerja, waktu dan koordinasi yang tepat.

Jadi hubungan antara manajemen dan tat kerja dapat dilukiskan seperti dibawah ini :

Manajemen : Menjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber serta waktu sebagai factor-faktor yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

Tata Kerja : Menjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.

3.       Manajemen, Organisasi, dan Tata Kerja

Eratnya hubungan atau hubungan timbal balik antara ketiga hal tersebut adalah sebagai berikut :

a) Manajemen : Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar manusia.

b) Organisasi : Alat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan

                         kerja sama.

c) Tata kerja : Pola cara-cara bagaimana kegiatan dan kerjasama tersebut harus

                                          dilaksanakan sehingga tujuan tercapai secara efisien.

 

       Dari konsep tersebut, jelaslah bahwa baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkan

       kepada tercapainya tujuan.

umber  : http://indradermawan.wordpress.com/2010/11/16/hubungan-timbal-balik-antara-manajemen-organisasi-dan-tata-kerja-dan-proses-organisasi/

Organisasi

Apa itu organisasi? Organisasi adalah suatu sekelompok orang dalam suatu wadah unt tujuan bersama yang berasal dari kata Yunani (ὄργανον, organon – alat)

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut  :

• Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama.
• James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
• Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran.

Lalu mengapa organisasi itu ada dan begitu penting? Ada beberapa alasan mengapa manusia memilih untuk berkelompok dan berorganisasi, antara lain :

• Rasa aman
• Harga Diri
• Afiliasi
• Status
• Kekuatan
• Pencapaian Tujuan

Dari beberapa alasan di atas, kita dapat menyimpulkan mengapa organisasi memiliki arti penting dalam kehidupan. Pada beberapa orang, kehidupan sosialisasi dianggap sangat penting. Di mana pada saat orang tersebut berkumpul dengan orang lain yang memiliki tujuan yang sama dan menjadikan komunitasnya, mereka akan merasa aman.

Dan darimana organisasi bermula? Bermula dari Departemen Keuangan Inggris. Pada dewan keuangan kerajaan Inggris setelah Perang Dunia ke 2. Namanya adalah Devisi dan Organisasi. Setelah Perang Dunia ke 2, Negara pemenang perang dunia tersebut mengadakan usaha – usaha yang tepat untuk dapat segera  merehabilitasi ekonomi dan keuangan. Bagian devisi Organisasi dan Manajemen diberikan tugas untuk menemukan segala masalah administrasi yang dihadapi, kemudian menentukan sebab – sebab berikut ciri-ciri masalah tersebut yang akhirnya dianalisa untuk menetapkan dan menyajikan cara pemecahannya.

Dari gambaran tersebut Organisasi dan manajemen dapat diibaratkan sebagai seorang dokter yakni dokter administrasi yang bertugas mengadakan prognosi untuk menentukan penyakit, mengadakan diagnosis untuk menentukan cirri-ciri dan jenis penyakit kemudian menentukan sebab terjadinya penyakit dan memberikan terapi pengobatan atau problem solusion.

Dari situlah kemudian devisi Organisasi dan Manajemen berkembang, di Amerika dinamakan Administrasi dan Manajemen. Di Indonesia sendiri devisi Organisasi dan Manajemen istilah lainnya Organisasi dan Tata Kerja, Organisasi dan Efisiensi dan Litbang.

Dan berikut tipe - tipe Organisasi yang ada :

Tipe Piramida Mendatar (Flat)

Ciri-ciri :

• Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan
  sedikit
• Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak
• Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif kecil.

Tipe Piramida Terbalik

          Organisasi piramida terbalik salah satu unit dari tipe piramida terbalik ialah jumlah jabatan pimpinan lebih besar dari pada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi – organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi – organisasi atau lembaga - lembaga penelitian, lembaga - lembaga pendidikan.

Tipe Kerucut

Ciri-ciri:

• Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak.
• Rentang kendali sempit.
• Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang bawah/rendah. 
• Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh.
• Jumlah informasi jabatan cukup besar.

Referensi    :

http://id.wikipedia.org/wiki/Organisasi

http://chacaatmika.blogspot.com/2010/10/organisasi.html

http://aldi-situmorang.blogspot.com/2009/11/asal-usul-organisasi-dan-metode.html

http://bungadit.blogspot.com/2009/11/tipe-organisasi.html