Implementasi Teknologi Informasi Untuk Keunggulan Kompetitif Dalam Operasional Perusahaan Pada Era Globalisasi
Tidak dapat dipungkiri, salah satu penyebab utama dari terjadinya era globalisasi yang dating nya lebih cepat dari dugaan semua pihak adalah perkembangan pesat tekonologi informasi. Sebut saja implementasi internet, electronic commerce, electronic data interchange, virtual office, telemedicine, intranet, dan lain sebagainya telah memasuki batas-batas fisik antar Negara. Penggabungan antara teknologi computer dengan telekomunikasi telah menghasilkan suatu revolusi di bidang system informasi yang kini sering kita gunakan.
Konsep Manajemen Informasi dalam perusahaan
Sistem Informasi Manajemen atau SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh, artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat.
Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang.
Bagi banyak orang, kantor merupakan tempat korespondensi, persiapan formulir dan laporan, penyimpanan data, dan berkas oleh juru ketik, sekretaris, arsiparis, petugas pemberkasan, operator mesin, supervisor dan manajer. Berbeda dengan kantor dulu, dunia kantor sekarang terus berkembang. Latarnya lebih luas, tergantung pada sistem mesin elektronik yang mempengaruhi organisasi. Dunia kantor baru, tidak menekankan pada data atau formulir, tapi pada informasi. Bukan pada mesin, tapi pada sistem dimana mesin dan pegawai berfungsi.
Kini pemanfaatan Teknologi Informasi yang sudah dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional Perusahaan meliputi bidang-bidang sebagai berikut :
1. Sistem Informasi Akuntansi dan Keuangan
2. Sistem Informasi Properti
3. Sistem Informasi Forwarding.
4. Sistem Informasi Pergudangan.
5. Sistem Informasi SDM
6. Sistem Informasi Poliklinik
7. Aplikasi Audit Internal (Pengawasan SPI)
8. Sistem Persediaan ATK/Cetakan
9. Sistem Inventarisasi Peralatan Kantor
10. Sistem Electronic Data Interchange (EDI) untuk pengiriman dokumen PEB
11. Website dan intranet.
Jadi dengan semakin berkembangnya teknologi informasi saat ini, dimana segala kegiatan dalam kehidupan sehari-hari akan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi Komputer merupakan bahan kebutuhan dalam menciptakan dan memperoleh serta memproses suatu sistem informasi yang setiap saat selalu berkembang. Oleh karena itu setiap orang harus mampu berupaya mengikuti arus informasi yang berkembang di dunia teknologi ini.
Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan
Konsep keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun dari tiga disiplin nilai. Pertama, Operasional Prima (Operational Excellence) yaitu perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan. Kedua, keakraban dengan pelanggan (Customer Intimacy) yaitu perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor. Dan ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini dapat membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Strategic Uses of Information Technology
Perkembangan terbaru dalam teknologi informasi telah mengubah cara organisasi menjalankan bisnis. Saat ini,perusahaan biaya mencatat keintiman dengan memanfaatkan internet dan mengambil keuntungan model bisnis baru seperti pelelangan dan perdagangan distribusi,namun banyak pimpinan senior tidak memiliki alat untuk menilai dan mengkomunikasikan dampak bisnis teknologi informasi yang dapat membawa organisasi mereka.
Membangun Customer Focused Bisnis
Customer Focused Bisnis sangat diperlukan dalam membangun organisasi bisnis baru, sehingga para customer akan focus pada satu titik. Yang harus menjadi perhatian utama adalah komponen apa saja yang diperlukan oleh perusahaan baru, terutama di bidang multimedia dan informatika.
Value Chain & Strategic Information System
Sistem informasi dalam suatu organisasi perusahaan sudah menjadi suatu kebutuhan yang mendasar. Pada setiap proses bisnis membutuhkan data atau informasi dan juga akan menghasilkan data. Semua sumber daya informasi ini tidak akan berarti jika tidak dikelola dalam suatu sistem informasi yang baik.
Pada dasar nya dalam poin ini semuanya tidak beda jauh dengan Strategic Uses of Information Technology. Hanya bagian informasinya lebih di tekan agar pemasarannya jadi lebih baik.
Re-engineering Bussiness Process
BPR atau Re-engineering Bussiness Process atau dalam bahasa Indonesia nya Rekayasa Ulang Proses Bisnis, secara umum didefinisikan sebagai pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal proses bisnis untuk meraih perbaikan dramatis dalam ukuran performansi yang kritis seperti ongkos, servis dan kecepatan.
Menciptakan Virtual Company
Yaitu menciptakan produk atau software sendiri untuk mendukung suatu perusahaan. Contohnya seperti pengalaman Toyota dalam menciptakan mobil yang aman saat mengalami kecelakaan, terutama di dunia balap menjadi referensi utama bagi FIA untuk menunjuk Tim Formula 1 Panasonic Toyota Racing sebagai partner. Bukti nyata bagaimana ketangguhan mobil balap TF108 melindungi nyawa pembalap, tercermin saat Timo Glock mengalami kecelakaan hebat di Sirkuit Hockenheim, Jerman, pada 20 Juli 2008 lalu. Dengan begitu Toyota mampu menciptakan standarisasi keselamatan dan keamanan yang tinggi bagi mobil-mobil masa kini.
Membangun Knowledge Creating Company
Mungkin belum banyak diantara kita yang mendengar tentang Knowledge Management yang biasa disingkat KM. KM memang belum memiliki definisi formal. Tapi secara konseptual, KM merupakan kegiatan organisasi dalam mengelola pengetahuan sebagai aset, dimana dalam berbagai strateginya ada penyaluran pengetahuan yang tepat kepada orang yang tepat dan dalam waktu yang cepat, hingga mereka bisa saling berinteraksi, berbagi pengetahuan dan mengaplikasikannya dalam pekerjaan sehari-hari demi peningkatan kinerja organisasi.
Sistem Informasi Manajemen Dan Perusahaan
Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Atau bisa juga bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Sistem Informasi Manajemen Dalam Operasional Perusahaan
Hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan manfaat penggunaan sistem informasi dikembangkan melalui beberapa lapisan, mulai dari perencanaan, analisa dan perancangan. Sejalan dengan semakin luasnya pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan bisnis, maka pemisahan antara teknologi informasi dan strategi kompetitif perusahaan semakin tidak terlihat. Hal ini karena seluruh strategi kompetitif perusahaan harus memiliki teknologi informasi.
Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.
Computer Based Information System, E-Commerce, Model Sistem Umum Perusahaan, dan Konsep Management by Exception
Evolusi dari Computer Based Information System
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,system informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer
Manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce
Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat
4. Menekan biaya barang dan jasa
5. Meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
1. Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.
2. Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.
3. Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.
Model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
JENIS-JENIS MODEL :
1. Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Konsep Management By Exception
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima
Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi
Pentingnya Pengendalian Sistem Informasi
• Untuk memastikan bahwa CBIS telah diimplementasikan seperti yang direncanakan, system beroperasi seperti yang dikehendaki, dan operasi tetap dalam keadaan aman dari penyalahgunaan atau gangguan.
• Untuk memberi dukungan kepada manajer dalam mengontrol area operasinya.
Tugas Pengendalian Dalam Sistem Informasi
Metode Untuk Mendapatkan dan Memelihara Kontrol CBIS
a. Manajemen dapat melakukan kontrol langsung.
b. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung dengan terus menerus melalui CIO.
c. Manajemen mengontrol CBIS secara tidak langsung berkenaan dengan proyeknya melalui pihak ketiga.
a. Kontrol Proses Pengembangan
Yang termasuk dalam kontrol proses pengembangan terdiri dari :
1. Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.
2. Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS.
3. Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi operasi CBIS.
4. Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS.
5. Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan
6. program pengujian yang dapat diterima.
7. Manajemen melakukan peninjauan sebelum installasi yang dilakukan tepat setelah penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah orang tersebut memenuhi kriteria penampilan.
8. Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.
b. Kontrol Desain Sistem
Tujuan untuk memastikan bahwa desainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.
§ Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
§ Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup sistem, Analis Sistem, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam desain sistem. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system.
c. Kontrol Pengoperasian Sistem
Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan keamanan
Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
Pengertian E-Commerce
Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis. Kesimpulannya, “e-commerce is a part of e-business”.
A. Perdagangan melalui Jaringan Elektronik
Transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan, sistem berbasis komputer, dan jaringan internet. Perdagangan melalui jaringan elektronik ada 2 jenis, yaitu :
1. Business-to-Customer (B2C)
Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara sebuah perusahaan dengan pemakai akhir dari produk.
2. Business-to-Business (B2B)
Perdagangan melalui jaringan elektronik yang berkenaan dengan transaksi antara perusahaan-perusahaan yang tidak melibatkan pemakai akhir.
Ø Manfaat dari perdagangan melalui jaringan elektronik :
• Pelayanan pelanggan yang lebih baik
• Hubungan dengan pemsok dan masyarakat keuangan yang lebih baik
• Pengembalian atas investasi pemegang saham, dan pemilik yang meningkat
Ø Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik :
• Biaya tinggi
• Masalah keamanan
• Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia
Ø Jalan Menuju Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik :
• Mengumpulkan intelijen bisnis
• Membentuk suatu sistem antar-organisasi (IOS)
B. Strategi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
C. Sistem Antar Organisasi
Sistem Antar Organisasi / Inter Organization System (IOS) adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama. Perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
Ø Manfaat IOS
Para mitra dagang ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu. Manfaat itu adalah :
• Efisiensi komparatif ; dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing mereka. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.
• Efisiensi internal, terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi itu sendiri sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisis lebih cepat dan membuat keputusan lebih cepat.
• Efisiensi antar-organisasi, mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerja sama dengan perusahaan lain.
D. Pertukaran data elektronik /Electronic Data Interchange (EDI)
Pertukaran data elektronik adalah proses transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mein secara langsung dari komputer ke komputer di antara beberapa perusahaan. Transmisi tersebut memungkinkan data yang ditransmisikan dan diterima tanpa pengetikan ulang. Hubungan EDI yang umum membentuk kaitan antara perusahaan dengan pemasoknya dan pelanggannya. Kaitan dengan pemasoknya dinamakan sisi pasokan (supplay side) dan kaitan dengan pelanggannya dinamakan sisi pelanggan (customer side).
Ø Hubungan EDI yang umum :
Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side). Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur. EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik.
Ø Standar EDI
Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.
Ø Tingkat Penerapan EDI
1. Pemakai tingkatan 1, hanya 1 atau 2 set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.
2. Pemakai tingkatan 2, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah besar mitra dagang.
3. Pemakai tingkatan 3, bukan cuma set transaksi yang ditransmisikanke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi komputer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI
Ø Manfaat EDI
• Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
• Manfaat Tidak Langsung adalah manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.
• Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :
1. Mengurangi Kesalahan.
2. Mengurangi biaya
E. Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik
• Sambungan Langsung (direct connectivity) berfungsi untuk bekerja sama dengan penyedia jasa elekomunikasi.
• Jaringan Bernilai Tambah (value-added network) berfungsi untuk jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.
Internet berfungsi untuk memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.
