Dirtie Workie: Pemrosesan Transaksi

A. Tujuan Umum Pemrosesan Transaksi

Pertukaran ekonomi dengan pihak – pihak eksternal (berupa : pembelian persediaan dan penjualan barang dan jasa) dan internal ( berupa : penyusutan aktiva tetap dan aplikasi tenaga kerja).

Siklus Transaksi :

· Siklus pengeluaran : pengeluaran untuk sumber daya.

Siklus pengeluaran memiliki 2 bagian yaitu :

Ø Komponen fisik

Ø Komponen keuangan

Terdapat subsistem utama dari siklus pengeluaran :

Sistem Pembelian/Utang Dagang (membeli bahan mentah, dimana ketika barang diterima akan mempengaruhi persediaan dan utang dagang).
Sistem pengeluaran kas ( apabila tanggal jatuh tempo pada utang dagang telah ditiba maka akan dilakuakan pengeluaran kas untuk memenuhi kewajiban).
Sistem gaji (pengngumpulan data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai – menghitung gaji-mengeluarkan cek pembayaran).
Sistem aktiva tetap (system yang berkaitan dengan transaksi- transaksi akuisasi, pemeliharaan dan penghentian aktiva tetap/ tanah , gedung dan perabotan).

· Siklus konversi ; menyediakan nilai tambah pada barang atau jasa.

Dibentuk oleh 2 subsistem utama :

Sistem produksi,melibatkan perencanaan, penjadwalan dan control atas produk fisik (penetapan kebutuhan bahan mentah, otoritasi kerja yang harus dilakukan).

Sistem Akutansi Biaya, memonitor arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi (anggaran, control biaya, pelaporan kinerja.

· Siklus Pendapatan ; menerima pendapatan dari sumber luar.

Memiliki 2 subsistem utama, yaitu : pemrosesan pesanan penjualan dan penerimaan kas. Siklus pendapatan melibatkan pemrosesan penjulaian tunai, penjualan kredit, dan penerimaan kas setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga memiliki komponen fisik kas dan keuangan, yang diproses secara terpisah.

B. Record Akuntansi (Pencatatan Akuntansi)

Record akuntansi yang digunakan yaitu sistem pencatatan secara manual dan sistem pencatatan berbasis komputer.

Sistem Pencatatan Secara Manual

· Dokumen, sebagai bukti transaksi memiliki 3 jenis yaitu : dokumen sumber, dokumen produk dan dokumen turnaround ( menjadi sumber bagi system lainnya, Misalnya : dokumen pembayaran barang / jasa yang diterima kas, menjadi sumber penerimaan kas beserta cek).

Pesanan Pelanggan --- Pengumpulan Data --- Dokumen Sumber (pesanan penjualan) --- Sistem Penjualan --- Tagihan (Dokumen Produk) Pelanggan --- Cek (Dokumen Turnaround) --- Surat Penerimaan Uang.

· Jurnal, Menyimpan catatan transaksi yang diproses oleh organisasi secara lengkap (menunjukkan efek kronologis dari transaksi ), terdapat 2 jenis jurnal yaitu : jurnal khusus ( untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi, misalnya untuk pembayaran gaji atau ( registrasi gaji) , catatan harian penerimaan bahan baku atau barang ( Registrasi penerimaan) dan lain-lain.

· Buku Besar (Ledger), adalah sebuah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan efek-efek keuangan yang menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun setelah di poskan ke berbagai jurnal.

Terdapat 2 jenis buku besar :

a. Buku besar umum (General Ledger), rangkuman dari akun- akun control yang menunjukkan saldo awal , perubahan dan saldo akhir dari tanggal tertentu untuk setiap akun control seperti utang dagang, piutang dagang dan persediaan.

b. Buku Besar Pembantu ( Subsidiary Ledger ), rangkuman rincian akun individual yang membentuk akun control particular (tidak semua akun control seperti penjualan kas ), rinciannya seperti nnama pelanggan yang berutang, berapa utang setiap pelanggan dan kapan akan jatuh tempo. Perincian yang di sajikan oleh buku besar pembantu juga memberikan verifikasi keakuratan semua data akuntansi yang telah diproses oleh sumber – sumber yang terpisah, jadi dengan adanya buku besar pembantu maka kelengkapan dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat di nilai secara formal.

Untuk mengevaluasi laporan keuangan secara periodic , maka diperlukan adanya auditor untuk melakukan verifikasi keakuratan setiap akun – akun transaksi yang telah dicatat dalam buku besar. Cara pengauditan biasanya dengan melibatkan kontak dengan pelanggan tertentu (sampling data yang diambil dalam buku besar pembantu) untuk menetukanapakah transaksi yang di catat dalam akun benar – benar terjadi apakah saldo yang dicatat adalah benar. Hasil dari akun control dan konfirmasi, membantu auditor membentukmopini tentang akurasi akun transaksi tersebut yang dilaporkan dalam neraca.

Sistem Pencatatan Berdasarkan Komputer

Untuk merecord akuntansi dalam system dapat disajikan 4 jenis file magnetis :

1. File Induk, nilai data-data dalam file induk diperbaharui dari transaksi, contohnya Buku besar umum dan buku besar pembantu.

2. File Transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk merubah atau memperbaharui data dalam file induk.

3. File Referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi, misalnya program pembayaran gaji, yang dijadikan standard untuk penghitungan berdasarkan pajak.

4. File Arsip, berisi record record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang.

Jejak Audit Magnetis

Dokumen Sumber Input Data Pengeditan Updating File Kesalahan (apabila ditemukan error file, berupa kesalahan nomor pelanggan dll) File Arsip.

Langkah-langkah lain yang dapat dilakukan adalah :

1. Membandingkan saldo akun transaksi pada neraca dengan saldo akun control di file induk.

2. Rekonsiliasikan angka kontrol dengan total akun pembantu.

3. Pilih sample dari jurnal-jurnal yang diperbaharui dengan akun-akun di buku besar pembantu dan telesuri transaksi dalam file arsip.

4. Verifikasi dan konfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen.

C. Teknik Dokumentasi

Terdapat beberapa teknik dokumentasi dasar, yaitu :

1. Diagram Relasi Entitas

Diagram ini menyediakan relasi antara entitas berupa sumber daya (mobil, persediaan), peristiwa (memilih mobil, pemesanan barang) dan agen (pelanggan, pemasok).

Relasi entitas dapat di istilahkan dengan cardinality, dimana dengan cardinality dapat menentukan kebijakan organisasi dengan pemetaan numeric di antara instansi entitas (1:1, 1:M, M:M).

2. Diagram Arus Data

Diagram ini menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber data, arus data, dan entitas dalam menyajikan elemen-elemen logis dari sebuah sistem.

3. Flowchart

Flowchart adalah grafikal dari sebuah sistem yang menjelaskan relasi fisik di antara entitas-entitas yang dapat digunakan dengan sistem manual dan sistem computer.

A. Flowchart Dokumen, tujuannya memberikan penjelasan terhadap sistem yang di gunakan. Aturan-aturan dan konvensi dari Flowchart dokumen adalah : Flowchart harus dilabelkan secara jelas untuk mengidentifikasi sistem yang di sajikan, simbol-simbol yang benar harus dilabelkan, garis harus memiliki kepala panah yang menunjukkan arus proses dan kelanjutan peristiwa serta jika memerlukan penjelasan tambahan harus dimasukkan dalam flowchart.

B. Flowchart Sistem, langkah-langkah dalam penyiapan flowchart sistem :

Tata letak wilayah fisik kegiatan, dengan membuat pola (rangkaian simbol, misalnya : program yang dijalankan, disket) yang menggambarkan wilayah kegiatan.
Menterjemahkan fakta tertulis ke format visual, disinilah dilakukan pengotomatisan dan simbol proses manual ke simbol terminal komputer.

C. Flowchart Program, dalam sebuah flowchart sistem harus memiliki sebuah flowchart program pendukung yang menjelaskan logikanya karena dengan flowchart program dapat memverifikasi kebenaran dan memberikan rincian yang esensial untuk melakukan audit TI, berikut langkah-langkahnya :

Mengambil satu catatan dari file transaksi yang tidak di edit dan menyimpannya dalam memory.
Memastikan program telah EOF untuk file transaksi, jika tidak maka akan lanjut ke program edit.
Melibatkan sejumlah tes (diwakilkan oleh sebuah simbol keputusan) untuk mengidentifikasi kesalahan klerikal dan logical tertentu.
Menandai kesalahan dan dikirimkan ke file transaksi untuk di edit.
Catatan-catatan yang berisi kesalahan dikirimkan ke file kesalahan.
Putaran program kembali ke langkah 1 dan proses di ulangi lagi sampai kondisi EOF dicapai.

Selain itu, diperlukan diagram tata letak dalam flowchart guna untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk sebuah file atau table database. Misalnya, untuk analisis laporan kesalahan, identifikasi kegagalan sistem atau untuk mendesain tes logika computer dengan tujuan auditing.

C. Sistem Akuntansi Berdasarkan Komputer

Sistem akuntansi berdasarkan computer dibagi menjadi dua kelompok besar, dimana terdapat perbedaan karakterristik antara pemerosesan Data Batch dan Real Time.